Conformación del Gobierno de Continuidad de Negocio (BCM)

Probablemente lo más sensible a la hora de implementar Gestión de Continuidad de Negocio en las organizaciones es la conformación del Gobierno BCM, y específicamente definir el rol del Oficial de Continuidad de Negocio‍ (o también Encargado o Coordinador).

Quienes conformen este Gobierno BCM jugarán un papel clave frente contingencias severas que afecten al negocio, como lo es un incidente grave o derechamente una catástrofe, ya que a partir de ese momento se entra en una fase más delicada, que implica la invocación del Plan de Crisis. Pandemias como el covid-19, estadillos sociales como el 18O en Chile, caídas de enlace o de proveedores tecnológicos críticos, huelgas masivas, desastres naturales como terremotos o inundaciones, sabotaje interno, y muchos escenarios más, son los que ahora pasan a ser abordados por este grupo interno, y cuya cabeza es la Alta Dirección, es decir la plana mayor del organigrama, quienes finalmente tomarán las decisiones finales para enfrentar estos escenarios de crisis, y salir lo antes posible de esta emergencia con el menor costo posible.

Quienes conformen el Gobierno BCM deben ser profesionales que den seguridad y confianza durante el manejo de la emergencia, estar capacitados y entrenados en normas y frameworks que apunten a la continuidad de negocio, siendo el estándar ISO 22301:2019 (o ISO 22301:2012) el más solicitado a nivel mundial, y contar con posiciones jerárquicas dentro del organigrama, para asegurar fluidez en la toma de decisiones. Además de lo anterior, es imperativo que cuenten con habilidades blandas que no obstaculicen el itinerario establecido, mucho menos generando conflictos. Es acá donde la figura del Oficial BCM juega un papel clave, porque es quien coordina y hace cumplir finalmente todos los procedimientos, comenzando por el Plan de Continuidad de Negocio (BCP) o el Plan de Recuperación ante Desastres (DRP). Este rol es quien lidera la comunicación entre la Alta Dirección y los demás grupos resolutores, y quien asume la responsabilidad en términos de cumplimiento. En ningún caso debe ser solo un buzón entre la Alta Dirección y los demás miembros del Gobierno BCM, porque su rol además incluye el de asesoramiento y apoyo en la toma de decisiones. Una figura que no cumpla esta función de asesoramiento, es totalmente prescindible y no cumple con lo esperado para este importante cargo.

En resumen, estas son las principales características que deben exhibir cada uno de los miembros del Gobierno BCM:

  • Capacitado y entrenado en Gestión de Continuidad de Negocio (BCM)
  • Con posiciones jerárquicas (mandos altos y medios) dentro de la organización.
  • Haber demostrado habilidades blandas durante escenarios de crisis, sea esta del tipo que sea.

Característica adicional para el Oficial/Encargado/Coordinador de BCM:

  • Rol de asesoramiento permanente a la Alta Dirección, antes, durante y post crisis.

Si bien cada organización es libre de conformar este Gobierno BCM según su propia estructura interna, e ISO 22301 no indica estrictamente cómo conformarlo, existen dos esquemas que pueden ayudar en su conformación, ambos teniendo a la Alta Dirección como cabeza del equipo, y la que finalmente se hace responsable del manejo de esta contingencia o desastre. El primero de ellos, coloca al Oficial BCM en la misma línea de los grupos que componen los mandos medios, donde la horizontabilidad de su posición respecto a estos Líderes de BCP/DRP y sus subordinados, tiene como beneficio generar un trabajo mancomunado en la coordinación y evaluación de los pasos a seguir, así como el cumplimiento con lo establecido en el BCP, DRP y Plan de Crisis, manteniendo eso sí al Oficial BCM como único interlocutor válido entre estos mandos medios y la Alta Dirección. Sin embargo, esta horizontabilidad podría ocasionar roces o conflictos si hubiese disparidad de criterios al momento de ejecutar las tareas, además de eventuales deficiencias en términos de habilidades blandas. El segundo esquema, vendría a corregir dicha situación, siendo el Oficial BCM no solo el único ente comunicador con la Alta Dirección, sino además, quien coordina, da órdenes y evalúa todo el trabajo realizado por los Líderes BCP/DRP, empoderado además por el alto mando para tomar decisiones drásticas, como por ejemplo, la remoción de algún componente humano que obstaculice las labores. Este esquema de jerarquización para el Oficial BCM refuerza aún más su rol de asesor, por esta razón es bastante más riesgoso si este cargo no está correctamente asignado.

Hoy en día el coronavirus hace tambalear las economías internas en cada país donde ha aparecido, y una vez más ha vuelto a cobrar fuerza la adhesión, implementación o actualización de los planes de continuidad de negocio, pero lamentablemente muchos siguen considerando que no es necesario llegar a una implementación mayor de BCM, que abarque más que la adopción del teletrabajo y las lógicas herramientas tecnológicas. El resultado de decisiones tardías y poco eficientes en situaciones tan críticas como la actual, puede ser incluso peor que los efectos directos derivados de la emergencia. Lo que actualmente sucede a raíz del covid-19 no debe terminar con una mera observación pasiva de los hechos, esperando simplemente por el término de esta crisis, sin vislumbrar incluso una fecha clara. Todo esto debe remecer a las empresas y organizaciones, aunque una vez más sea a modo reactivo. Decisiones tardías o erróneas pueden ser nefastas para la organización, por esta razón las funciones y responsabilidades de quienes conforman este equipo estratégico para la organización, deben ser identificables y medibles cuando estas situaciones se presenten, para así tener claridad sobre quiénes no están cumpliendo sus funciones asignadas, o quienes lo están haciendo de manera deficiente. En ocasiones una matriz RACI, o simplemente aplicando criterio, puede no bastar a la hora de identificar responsabilidades, por esa razón la conformación de un Gobierno BCM sólido se vuelve fundamental al momento de embarcarse en una Gestión de Continuidad de Negocio.

Autor: https://www.linkedin.com/in/jorgevalenzuela1/

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